PERSONVERNERKLÆRING FOR Bjerke Lowzow von Ahnen Advokatfirma AS
Sist endret: 1.02.2021
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan og hvorfor Advokatfirmaet Bjerke Lowzow von Ahnen Advokatfirma AS ("BLvA") behandler og lagrer personopplysninger.
Det er selskapet ved styrets leder som er behandlingsansvarlig. Vår kontaktinformasjon er Bjerke Lowzow von Ahnen Advokatfirma AS, Kristian Augusts gate 3 0164 Oslo, telefon +47 222 77 800 eller post@blva.no.
For å drive advokatvirksomhet må vi innhente og benytte personopplysninger. Vi innhenter opplysninger fra mulige klienter for å undersøke om vi har anledning til å påta oss oppdrag (interessekonflikt og hvitvasking). I forbindelse med gjennomføring av oppdrag vil vi ha behov for personopplysninger fra private klienter, fra virksomheters representanter, fra motparter, fra vitner eller fra andre som er berørt av oppdraget.
Vi bruker også personopplysninger til å orientere våre klienter og kontakter om juridiske spørsmål og andre forhold som vi mener er av interesse.
Fra søkere til stillinger og ansatte trenger vi å lagre og behandle personopplysninger, både i forbindelse med vurdering av søkere, og når vi skal administrere et ansettelsesforhold.
Fra leverandører trenger vi normalt navn, telefonnummer og e-post adresse for deres kontaktpersoner.
Personopplysninger som gjelder våre oppdrag lagres i vårt juridiske saksbehandlingssystem fra Advisor, hvor vi benytter adgangskontroll både til systemet og til den enkelte sak. Hver enkelt advokat benytter i tillegg systemer fra Microsoft 365 med utvidet sikkerhet til å administrere sitt arbeid. I praksis lagres da personopplysninger i Outlook, og benyttes av hver enkelt advokat til å kommunisere med sine kontakter.
Vi har behov for å dele opplysninger i forbindelse med gjennomføring av våre oppdrag og med våre leverandører av administrative og tekniske løsninger.
Vi har rutiner for sletting av personopplysninger som ikke lenger er nødvendig i vår virksomhet. Dersom du ønsker å få slettet eller oppdatere dine personopplysninger ber vi deg ta kontakt med styret leder.
1. Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
Privatkunder
Klienter i straffesaker
Personer som er involvert i saker vi bistår i
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
Besøkende på vår nettside
Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres nødvendig kontaktinformasjon som navn, adresser og telefonnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder begrunnes registreringen av kontaktopplysninger med interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Kunnskapsforvaltning. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Slik kunnskap behandles i anonymisert stand utenfor saksarkivet.
Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter. Vi oppbevarer saksdokumenter i inntil 20 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Opplysninger om ansatte. Når du søker jobb hos oss vil du gi oss en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen 1 år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.
Behandlingsgrunnlaget er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad, jf. artikkel 6 nr. 1 (a). Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake.
Dersom du får jobb hos oss overføres og lagres nødvendige personopplysninger til å administrere ansettelsesforholdet.
Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private adresse eller epostadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Vi benytter Advisor som saksbehandlingssystem og Tripletex som regnskapssystem. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
Markedsføring: Vi sender ut individuell informasjon til e-postadresser som er registrert på klienter og til andre kontakter. Dette er informasjon som vi mener klienter og kontakter selv har interesse av å motta. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Mottakere av informasjonen kan melde seg av tjenesten.
3. Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
4. Lagring av personopplysninger
Våre saksdokumenter lagres direkte i vårt elektroniske saksbehandlingssystem, se pkt 2.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
Vi oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å ivareta og følge opp de rettskrav som vil kunne springe ut av oppdraget eller tjenesten som vi har utført for deg, jf. GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav b og e.
Saksdokumenter kan vi oppbevare i inntil 20 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig, siden det i ettertid kan komme opp en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining,) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).Hver advokat oppbevarer og oppdaterer kontaktinformasjon i sitt kontaktregister
5. Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
6. Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.
Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
7. Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
8. Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss.